Odzyskiwanie długów to niezbyt przyjemna konieczność, jednakże wielu przedsiębiorców musi się z tym problemem zmierzyć, zwłaszcza w niepewnych czasach kryzysu wywołanego przez koronawirusa SARS-CoV-2. Warto zatem wiedzieć, czym jest windykacja i na czym polega proces windykacyjny oraz jakie uprawnienia ma firma windykacyjna i windykator.

Co to jest windykacja?

Windykacja jako instrument prawny istniała już w czasach starożytnego Rzymu. Termin ten pochodzi zresztą z łaciny i wywodzi się od słowa vindicatio. Istniejące wówczas prawo zakładało możliwość odzyskania rzeczy od osoby nieuprawnionej. Dziś windykacja to dochodzenie do uzyskania lub odzyskania wartości materialnych przy pomocy środków mieszczących się w granicach prawa. Windykatorów nie należy się więc obawiać. Co więcej, warto z nimi współpracować. Popadanie w długi nigdy nie jest bowiem sytuacją korzystną i prowadzi do jeszcze większego pogorszenia sytuacji finansowej dłużnika.

Warto podkreślić, że im mniejszy dług i krótszy okres od momentu wejścia w zadłużenie, tym łatwiej problem ten można rozwiązać. Dlatego wierzyciele zazwyczaj wcześnie decydują się na przeprowadzanie windykacji (najczęściej w ciągu około trzech miesięcy od pojawienia się problemów ze spłatą w terminie), a i dla dłużnika jest to korzystne w dłuższej perspektywie.

Trzeba przy tym zaznaczyć, że windykacja należności oraz egzekucja komornicza to dwie różne procedury. Rządzą nimi różne zasady. Ta pierwsza jest mniej dotkliwa dla dłużnika. Inne są też uprawnienia komornika i windykatora. W obu przypadkach chodzi jednak o odzyskanie długów, choć windykacja ma bardziej motywować niż wymuszać spłatę.

Sprawa windykacyjna – jak przebiega i na czym polega windykacja?

Odzyskiwanie długu można przeprowadzić na dwa sposoby. Pierwszy to postępowanie sądowe oraz egzekucja komornicza. Dla wierzyciela ta opcja nie zawsze jest optymalna. Sprawa w sądzie może trochę potrwać. Do tego generuje koszty. Można założyć, że to ostateczność. Drugi sposób to właśnie windykacja, która często wiąże się z wynajęciem firmy specjalizującej się w tego rodzaju działalności. Może się to ograniczyć do doradztwa i pomocy w odzyskaniu należności. Może to też być forma swego rodzaju „odkupienia” zobowiązania finansowego dłużnika, czyli przejęcie długu przez firmę windykacyjną.

Można też rzecz jasna prowadzić proces windykacyjny samodzielnie. Nie trzeba wówczas płacić za usługi firmy zewnętrznej. Wciąż jednak pozostają koszty listów i wezwań do zapłaty, konsultacji z prawnikami czy opłaty za połączenia telefoniczne. Konieczne też jest wydelegowanie pracownika firmy do kontaktów z dłużnikiem. Osoba ta powinna być także odpowiedzialna za pilnowanie terminów i wszelkie obowiązki związane z przeprowadzeniem procesu windykacyjnego. Dobra znajomość prawa jest tu obowiązkowa. Chodzi tu nie tylko o sprawną windykację należności, ale i nie narażanie wierzyciela na straty finansowe lub ewentualne problemy z prawem.

Windykacja może przybrać formę miękką oraz twardą – albo mówiąc bardziej fachowo polubowną oraz sądową. Windykacja polubowna to przede wszystkim systematyczne przypominanie o konieczności wykonania spłat wraz z odsetkami oraz monitoring dłużnika. Wykorzystywanymi narzędziami są tu na przykład wezwania do zapłaty. Windykacja miękka nie zawsze przynosi rezultaty. W takim przypadku windykator sięga po bardziej skuteczne mechanizmy takie jak postępowanie sądowe lub komornicze czy wpisanie podmiotu do rejestru dłużników. Dzieje się tak zwłaszcza wtedy, gdy dłużnik nie wykazuje woli współpracy lub nie posiada środków, które mogłyby mu posłużyć do spłaty zobowiązania.

Zasadniczo cały proces windykacji sprowadza się do 5 kroków. Pierwszy to powstanie zobowiązania. Drugim jest windykacja polubowna, czyli próba – mówiąc kolokwialnie – dogadania się między wierzycielem a dłużnikiem. Próbę ugody koniecznie trzeba podjąć i udokumentować. Jeśli bowiem ten etap postępowania windykacyjnego nie jest skuteczny, trzeba przeprowadzić postępowania sądowe – sąd zaś sprawdzi najpierw, czy były próby polubownego rozwiązania konfliktu. Kolejny etap to postępowanie klauzulowe, dzięki któremu zostaje wydany sądowy nakaz zapłaty. Po jego uzyskaniu możliwe jest przejście do kolejnego etapu, którym jest komornicze postępowanie egzekucyjne.

Co może firma windykacyjna?

Wielu dłużników z pewnością zastanawia się, co może windykator, a czego mu nie wolno. Najważniejsze, co trzeba tu zapamiętać, to że musi on działać w granicach prawa. Jeśli windykator przekracza swoje uprawniania, należy to zgłosić do Komisji Nadzoru Finansowego. Można też zwrócić się ze skargą do UOKiK. Kontakt z policją lub prokuraturą również może być w takich sytuacjach zasadny. Przykładem nielegalnego zachowania mogą być na przykład nękające i uporczywe telefony, próby zastraszania, etc.

Windykator jest zobowiązany do mobilizowania dłużnika w celu uregulowania należności. Jako że nie jest funkcjonariuszem publicznym, ani przedstawicielem prawa, nie może za wszelką cenę egzekwować należności. W razie problemów z odzyskiwaniem długu, może jednak występować do organów prawa, by pociągnąć dłużnika do odpowiedzialności. I to może już rodzić poważne konsekwencje. Windykator nie może bowiem zajmować majątku dłużnika, ale brak kontaktu z nim – do czego dłużnik ma prawo – rodzi dalsze konsekwencje, których lepiej uniknąć (takie postępowanie działa na niekorzyść dłużnika w sądzie).

W przypadku windykacji polubownej, windykator jest uprawniony do systematycznego przypominania dłużnikowi o zadłużeniu, co następuje poprzez formę listowną oraz telefoniczną, a czasem także poprzez osobiste spotkanie. Może też negocjować z dłużnikiem w imieniu wierzyciela oraz opracowywać harmonogram spłaty zobowiązań, np. poprzez spłaty ratalne zadłużenia. Co ważne, windykator nie może grozić, nawet egzekucją komorniczą, a dłużnik nie może czuć się zagrożony. O ile można odwiedzać dłużnika w jego domy, to już nie wolno nachodzić go w miejscu pracy. Również ujawnianie informacji o długu osobistym osobom postronnym – nawet członkom najbliższej rodziny – nie jest dozwolone. W stosunku do uprawnień komornika zakres uprawnień windykatora jest zatem dużo bardziej ograniczony.